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Vérification de factures et workflow de validation

Principe de la solution :

La solution Esker fournit tous les outils nécessaires pour orchestrer le workflow de vérification de factures et les validations de paiements, de manière parfaitement compatible avec votre activité, vos exigences en matière d’audit, et votre politique d’entreprise.

Dans certains cas que vous aurez approuvés au préalable, le traitement des factures peut même être effectué de manière totalement automatisée, sans intervention humaine de votre part. L'ensemble du cycle de traitement et de validation s'effectue de manière indépendante de l'ERP.

Les bénéfices :

Le module Esker prend en charge l'ensemble du workflow de traitement des factures fournisseurs, vous permettant ainsi de réaliser une réduction des coûts opérationnels tout en fiabilisant le processus et donc en minimisant les risques financiers.

En remplaçant la circulation manuelle des documents, les appels téléphoniques et les échanges d'e-mails par une gestion électronique du processus, vous gagnez en rapidité, en efficacité, en contrôle et en visibilité sur l'ensemble du processus.

 

Le système fonctionne de manière complètement autonome de l'ERP et peut ainsi être connecté à des systèmes hétérogènes utilisés par différentes filiales ou entités de l'entreprise.

Une solution complète, des résultats tangibles :

Validation de paiement multi-niveaux
En fonction des critères que vous aurez définis (nom du fournisseur, seuil de montant total, combinaison des deux …), la facture est envoyée dans un circuit de validation prédéterminé. Vous pouvez définir autant de niveaux d’approbation que votre politique interne l’exige.



Interface de validation intuitive
Les utilisateurs reçoivent un e-mail leur indiquant qu’ils ont une facture à valider. En cliquant sur le lien contenu dans l’e-mail, ils accèdent directement à l’interface web de validation.
Le formulaire de validation ne contient que les informations utiles à l’utilisateur pour donner son accord, avec notamment une image de la facture originale. A partir de cette interface et avec les informations utiles à leur disposition, les utilisateurs peuvent donc valider, rejeter ou mettre en attente la facture si nécessaire.


Approbation depuis l'application mobile
Destinée aux collaborateurs responsables d'approuver les factures avant règlement, l'application permet d'accélérer le traitement du flux de factures fournisseurs et de gagner en efficacité sur le processus de bon à payer.


Ajout de documents annexes
Tout au long du processus, chaque utilisateur a la possibilité, lorsqu’il valide ou refuse une facture, d’ajouter les documents annexes qu’il jugera utile de joindre au dossier. Ces documents resteront associés à l’image de la facture originale pour un accès ultérieur, dans le cadre d’un audit par exemple.


E-mails de Rappel
Afin que chaque facture soit traitée rapidement, le système peut envoyer automatiquement en fonction de seuils prédéfinis, un e-mail aux utilisateurs qui ont une facture en attente dans leur file de traitement depuis trop longtemps ou à leur supérieur le cas échéant.

Rapprochement des factures associées à un bon de commande
Lorsqu’une facture associée à un bon de commande est reçue, le module Esker vérifie automatiquement que cette dernière correspond bien au bon de commande et au bon de livraison. En cas d’écart constaté sur les quantités ou les tarifs, la facture est automatiquement envoyée pour révision à la personne concernée : l’exception est ainsi traitée correctement et dans un délai raisonnable.


Traitement automatisé de bout en bout

La solution peut être configurée pour traiter les factures fournisseurs de bout en bout sans nécessiter d’intervention humaine. Lorsque la facture correspond aux conditions négociées avec le fournisseur, au bon de commande et à la livraison, elle est traitée de manière complètement automatique.


Suivi en temps réel et génération de rapports

Le système permet d’avoir une vue d’ensemble des factures tout au long du cycle de traitement, ce qui veut dire que vous pouvez accéder à tout moment aux informations de suivi d’une facture en particulier. Vous pouvez ainsi visualiser le statut de n’importe quelle facture, la file de traitement dans laquelle elle se trouve, et le nombre de factures en attente de traitement.