Journal d'audit et rapports

Principe de la solution :

Le système enregistre toutes les factures fournisseurs, et garde une trace des interventions effectuées tout au long du processus de traitement. Pour chaque facture, vous pouvez consulter le statut de la facture, visualiser à quel stade d'avancement se trouve une facture, si elle est bloquée et pourquoi.

Vous pouvez générer des rapports pour connaître le nombre de factures en attente de traitement, et le chiffre d’affaires que ces commandes représentent.

La solution dispose d’un certain nombre de rapports prédéfinis qui peuvent être générés à partir de l’interface web. Un assistant est également à votre disposition pour générer les rapports personnalisés dont vous auriez besoin.

Les bénéfices :

Les rapports et le journal d’audit donnent un accès en temps réel au statut des factures, vous permettant ainsi d’effectuer des prévisions budgétaires précises. Par ailleurs, vous avez une vision d’ensemble sur l’efficacité du processus de traitement des factures fournisseurs, de la réception de la facture au règlement.
Le journal d’audit vous indique qui est intervenu dans le processus, quelles actions ont été effectuées, et à quel moment.

Vous pouvez donc répondre facilement aux requêtes de vos fournisseurs concernant le statut des règlements.

Une solution complète, des résultats tangibles :

Module d’Audit Le module d’audit affiche une liste détaillée des interventions, comme par exemple : la date de réception d'une facture, la personne à qui elle a été transférée, l'état du bon à payer, et l'historique complet du document. Cela vous permet non seulement de connaître le statut de la facture, mais aussi de savoir si elle a été mise en attente et pourquoi.

Journal des modifications Le journal des modifications conserve un enregistrement détaillé de toutes les modifications effectuées sur les factures. Aucun changement ne peut être fait sans laisser de trace. Ainsi, en cas de doute ou d’interrogations, vous avez les détails nécessaires pour contacter la personne qui a effectué les modifications.

Rapports standard et personnalisés La solution intègre des rapports prédéfinis et prêts à l’emploi : factures en attente de validation, aperçu des factures par statut, nombre de commandes traitées par les salariés à temps plein… Grâce à l’interface web de la solution, vous pouvez également générer en toute simplicité des rapports personnalisés, plus adaptés au métier de votre entreprise ou aux besoins de votre organisation.

Partage de rapports Non seulement les rapports peuvent être créés pour et par un utilisateur, mais ils peuvent être partagés au sein d'un ou plusieurs services. Le contenu détaillé d’un rapport peut être exporté dans de nombreux formats parmi lesquels PDF et Excel. La fonction de planification de rapport vous permet de définir à quelle fréquence et à quel moment un rapport doit être généré puis envoyé par e-mail à une ou un groupe de personnes.