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Les défis du traitement des factures fournisseurs

Les comptables en charge du traitement des factures fournisseurs ne savent que trop bien à quel point cette tâche est fastidieuse, sachant que 80 % des factures leur parviennent au format papier*.

Les services comptabilité qui s’appuient sur un traitement manuel sont conscients que l’embauche de personnel supplémentaire ne règle pas le problème inhérent au support papier. Le traitement manuel n’est pas seulement couteux, inefficace et  générateur d’erreurs. En effet, il expose les entreprises à de sérieux risques qui peuvent notamment affecter leur notation financière.

Ces départements de l'entreprise sont souvent saturés par les volumes de documents papier, mais n’ont pas assez de recul pour se rendre compte du problème. Admettre l’existence de ce problème est un premier pas vers les bonnes pratiques en matière de gestion des flux fournisseurs.

* Aberdeen Group

5 symptômes d’une mauvaise gestion des factures fournisseurs :

Fournisseurs ou service achats mécontents.

Taux d’erreurs de traitement élevé.

Pénalités de retard, remises fournisseurs manquées.

Lenteurs de règlement et de résolution des litiges.

Procédures de clôture peu fiables et inefficaces.

Le traitement des factures fournisseurs, une tâche complexe :

Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation d’une série d’étapes manuelles fastidieuses : saisie des données, relecture, imputation comptable, et validation…
Voici un aperçu des principaux problèmes rencontrés par les services comptabilité tout au long du processus :

Réception des factures décentralisée et multi-formats

Nécessité de collecter les factures provenant des nombreux fournisseurs et centres de coûts, toutes différentes en termes de présentation, et arrivant par des canaux hétérogènes (courrier, e-mail, fax, EDI, etc).

Erreurs de saisie des données

Parce que la saisie est manuelle, un certain nombre de données erronées sont saisies dans l’ERP ou le système comptable. Ces tâches, coûteuses en termes de temps de travail, sont parfois complexes, nécessitant notamment une imputation analytique fiable ou des opérations complexes de conversion de devises.

Cycles de validation importants

Le traitement des factures est souvent ralenti par des cycles de validation manuels et parfois complexes lorsqu’ils sont à de multiples niveaux et font appel à des individus de services différents et parfois même de pays différents.

Délais de règlement coûteux

L’incapacité à traiter les factures dans les délais, se traduit par l'impossibilité de maximiser les bénéfices financiers en profitant des escomptes de règlements  ou en évitant les pénalités de retards.

Reporting inefficace

Difficulté à faire un rapprochement efficace entre les flux de factures papier et les données saisies dans le système comptable.

Archivage complexe

La multiplicité des points d'entrées augmente de manière significative le risque de perte de documents, d'erreurs de transmission ou d'archivage. Le tout faisant des audits comptables et fiscaux des opérations d'autant plus coûteuses.

 

 

Vous rencontrez l’un des 6 problèmes énoncés ?

Visitez la page de notre solution pour l’automatisation du traitement des factures fournisseurs.